Theo đó, UBND phường đã xây dựng và duy trì 01 file tài liệu điện tử tổng hợp với tên gọi: “Tài liệu phục vụ công tác bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XVI và bầu cử HĐND các cấp nhiệm kỳ 2026 – 2031 trên địa bàn phường”. Truy cập tài liệu tại: https://tailieubaucu.duongnoi.vn/
Tài liệu được tổng hợp đầy đủ, hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, Thành phố; đồng thời cập nhật kịp thời các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phường và Ủy ban bầu cử phường. Nội dung tài liệu được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng trong quá trình triển khai nhiệm vụ.
Điểm nổi bật của cách làm này là tài liệu được xây dựng và quản lý trên nền tảng điện toán đám mây, sử dụng Google Docs và Google Drive, cho phép cập nhật thường xuyên, liên tục, bảo đảm thông tin luôn mới, chính xác và thống nhất. Các thành viên liên quan có thể truy cập, khai thác tài liệu mọi lúc, mọi nơi, góp phần nâng cao hiệu quả phối hợp, giảm thời gian tìm kiếm văn bản, hạn chế trùng lặp, sai sót trong quá trình thực hiện.
Việc xây dựng tài liệu điện tử dùng chung không chỉ giúp chuẩn hóa nguồn tài liệu phục vụ công tác bầu cử, mà còn thể hiện tinh thần chủ động, đổi mới, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của chính quyền cơ sở; đồng thời là cơ sở quan trọng để các bộ phận, cán bộ được phân công nhiệm vụ triển khai công việc đúng tiến độ, đúng quy định.
Cách làm trên bước đầu phát huy hiệu quả thiết thực, góp phần nâng cao chất lượng công tác chuẩn bị và tổ chức bầu cử trên địa bàn phường, bảo đảm cuộc bầu cử diễn ra dân chủ, đúng pháp luật, an toàn và thành công.